Verwerken we als Onmisbaar Online persoonsgegevens in opdracht van jou, bijvoorbeeld via een formulier, een webshop of een chatbot die we voor je bouwen of beheren, dan vraagt de AVG om een schriftelijke afspraak. Dit is die afspraak. Ze geldt samen met onze algemene voorwaarden en wordt aanvaard met je akkoord op de offerte.
Wie zijn de partijen?
Verwerkingsverantwoordelijke is de klant: de ondernemer of het bedrijf dat de offerte van Onmisbaar Online aanvaardt. De klant bepaalt waarom en hoe de persoonsgegevens gebruikt worden.
Verwerker is Onmisbaar Online, met Ward Frijters als zaakvoerder, Bevrijdingsstraat 14, 2960 Brecht, België, ondernemingsnummer BE 1009.578.869, info@onmisbaaronline.com. Onmisbaar Online verwerkt de gegevens enkel voor de klant en volgens zijn instructies.
Wanneer geldt deze overeenkomst?
Ze geldt voor elke opdracht waarbij Onmisbaar Online persoonsgegevens verwerkt voor de klant. Dat zijn bijvoorbeeld contactformulieren, boekingen, webshops en bestellingen, chatbots en voice agents, mailings en automatiseringen met gegevens van de klanten van de klant, en het beheer van socials en advertenties. Bouwt Onmisbaar Online enkel een website zonder gegevensverwerking en blijft het daarbij, dan is deze overeenkomst niet nodig.
De overeenkomst loopt zolang de opdracht loopt en zolang Onmisbaar Online nog gegevens van de klant bewaart.
Wat verwerkt Onmisbaar Online en waarom?
- Doel: het bouwen, hosten, onderhouden en beheren van de website, het formulier, de webshop, de chatbot, de automatisering of het socialsbeheer waarvoor de klant opdracht gaf.
- Soort gegevens: in de regel naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht, bestelgegevens en gegevens over het gebruik van de dienst. Welke gegevens precies, staat in de offerte of volgt uit de aard van de opdracht.
- Betrokkenen: bezoekers van de website, klanten en prospecten van de klant, en eventueel zijn medewerkers.
- Gevoelige gegevens: Onmisbaar Online verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, tenzij dat vooraf schriftelijk is afgesproken.
Wat doet Onmisbaar Online?
- Verwerkt de gegevens enkel op schriftelijke instructie van de klant. De offerte en deze overeenkomst gelden als instructie. Vindt Onmisbaar Online dat een instructie de AVG overtreedt, dan meldt het dat meteen.
- Houdt de gegevens vertrouwelijk en zorgt dat iedereen die ze mag zien, tot geheimhouding gebonden is.
- Neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen, zoals een beveiligde HTTPS verbinding, afgeschermde databases en toegang op basis van aanmeldgegevens.
- Helpt de klant, binnen redelijke grenzen, om vragen van betrokkenen te beantwoorden, bijvoorbeeld over inzage, verbetering of verwijdering van hun gegevens.
- Helpt de klant bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een overleg met de toezichthouder, als dat nodig is.
Onderaannemers
Onmisbaar Online werkt met partijen die zelf ook gegevens verwerken, zoals hostings, databases en mailtools. De klant geeft hiervoor een algemene toestemming. De partijen die Onmisbaar Online vaak gebruikt, staan in de lijst onderaan. Welke bij jouw opdracht horen, volgt uit de offerte.
Komt er een onderaannemer bij of valt er een weg, dan laat Onmisbaar Online dat de klant vooraf weten. De klant kan daar binnen veertien dagen redelijk bezwaar tegen maken. Onmisbaar Online sluit met elke onderaannemer afspraken die minstens even streng zijn als deze overeenkomst, en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun werk.
Gegevens buiten de Europese Unie
Sommige onderaannemers zitten in de Verenigde Staten. Gegevens gaan enkel naar buiten de Europese Unie met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Datalekken
Merkt Onmisbaar Online een inbreuk op de beveiliging van gegevens van de klant, dan meldt het dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig uur aan de klant. De melding bevat, voor zover bekend, wat er gebeurde, welke gegevens het gaat en wat Onmisbaar Online al deed. Het is aan de klant om te beslissen of de inbreuk gemeld moet worden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen. Onmisbaar Online helpt daarbij.
Wat doet de klant?
- De klant zorgt dat hij de gegevens mag verzamelen en gebruiken, en dat hij zijn bezoekers en klanten informeert, bijvoorbeeld met een eigen privacybeleid op zijn website.
- De klant geeft duidelijke instructies en laat het weten als er iets verandert in de manier waarop hij de gegevens wil gebruiken.
- De klant beheert zijn eigen aanmeldgegevens zorgvuldig en geeft ze niet door aan wie ze niet nodig heeft.
Controle
Op schriftelijke vraag geeft Onmisbaar Online de informatie die de klant redelijkerwijs nodig heeft om te controleren of deze overeenkomst wordt nageleefd. Een controle ter plaatse of door een externe auditor gebeurt na overleg, tijdens de gewone kantooruren en op kosten van de klant.
Einde van de opdracht
Na het einde van de opdracht bezorgt Onmisbaar Online de gegevens op vraag van de klant terug in een gangbaar bestand, binnen dertig dagen. Daarna wist Onmisbaar Online ze, binnen dertig dagen na de vraag of na het einde van de opdracht als de klant niets vraagt. Bewaart de wet bepaalde gegevens langer, bijvoorbeeld voor de boekhouding, dan bewaart Onmisbaar Online ze enkel daarvoor en beveiligt ze.
Aansprakelijkheid en recht
Voor aansprakelijkheid gelden de algemene voorwaarden. Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Bij tegenstrijdigheid over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor op de algemene voorwaarden.
Onderaannemers die Onmisbaar Online vaak gebruikt
- Vercel Inc. hosting van websites en formulieren, Verenigde Staten.
- Supabase database voor aanvragen en gegevens, regio Europese Unie.
- Resend versturen van e-mails en meldingen, Verenigde Staten.
- Hostinger domeinnamen, DNS en e-mailboxen, Europese Unie.
- Google en Meta bij het beheer van advertenties, zoekresultaten en socials, onder hun eigen voorwaarden.
Wijzigingen
Passen we deze overeenkomst aan, dan zie je dat bovenaan aan de datum. Voor een lopende opdracht geldt de versie van de dag van je akkoord, tenzij we samen iets anders afspreken.